Magyar Epilepsziával Élők Alapítvány
Belső ellenőrzési szabályzat
Készítette: Mészáros László
Hatályos:2013.IX.23
Jóváhagyta: MEPÉK alapítvány kuratóriuma …............................
elnök
BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT
I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS FOGALMA
A belső ellenőrzés ténymegállapító és értékelő tevékenység. Folyamata az értékelés alapjául szolgáló adatok megállapításával kezdődik és a különböző normák megtartásának vizsgálatával folytatódik. Az ellenőrzés a „van” állapot összehasonlítását jelenti a „kell” állapottal, magában foglalja a különbségek megállapítását, értékelését és a tényekből a következtetések levonását. Az ellenőrzés szolgáltatja vezetők számára a szükséges információkat a normál végrehajtási módjáról és hatékonyságáról. Az értékelés mindig valamely követelményhez való viszonyítást jelent, az ellenőrzés pedig nem más, mint a meghatározott követelményektől való eltérés megítélése.
II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS CÉLJA
A belső ellenőrzés célja a feladatellátás és gazdálkodás területén az hogy:
biztosítsa a MEPÉK alapítvány, felelős vezetője számára a megfelelő mennyiségű és mélységű információt az alapítványban folyó munka tartalmáról és annak színvonaláról;
jelezze az alkalmazottak, valamint a vezetők számára a szakmai és jogi követelményektől való eltérést,
segítse a vezetői működés és irányítás hatékonyságát, az egyesület gazdaságos: működését, valamint a vezető döntéseinek előkészítését és a döntések egységes, teljes körű végrehajtását,
a szabálytalanságok, hiányosságok, lazaságok, fegyelmezetlenségek és azok okainak és körülményeinek feltárásával biztosítsa az alapítvány törvényes, jogszabályokban és belső utasításokban előírt működését;
hatékonyan támogassa a korszerűbb és operatívabb működést és a belső erőforrások, tartalékok feltárását, valamint a meglévő kapacitások jobb kihasználását, kihasználtságát:
III. A BELSŐ ELLENŐRZÉS RENDSZERE
A vezetői (munkáltatói) ellenőrzés
A vezető ellenőrzési tevékenység az irányító tevékenység szerves része.
Valamennyi vezető beosztású dolgozó feladata a vezetése és irányítása alatt működő munkaterület munkájának folyamatos ellenőrzése. A vezetők által gyakorolt ellenőrzésnek folyamatosnak kell lennie, s a vezetői ellenőrzési tevékenység az egyesület hierarchikus felépítésének figyelembevételével megosztottan történik.
a) A vezetők által gyakorolt ellenőrzés módjai:
az irányítás funkciójához kapcsolódó ellenőrzés;
az operatív adatszolgáltatás – adatfelhasználás alapján végzett ellenőrzés;
a beosztottak beszámoltatásán alapuló ellenőrzés;
a helyszíni ellenőrzés
b, Az általános vezetői ellenőrzés leggyakrabban alkalmazott formái:
beszámoltatás,
helyszíni ellenőrzés,
adatok, információk gyűjtése, rendezése, elemzése, értékelése, összegzése,
vizsgálat (aktív ellenőrzés),
vezetői utasítások és szabályzatok kiadása és az azokban foglaltak betartatása,
munkaköri leírások kiadása, az azokban leírt feladatok elvégzésének megkövetelése.
c, A vezető ellenőrzési kötelezettségei
Az alapítvány egyszemélyes felelős vezetője, a belső ellenőrzés operatív irányítója az elnök, az alapítványban folyó munka megszervezésére, a beosztott dolgozók irányítására és ellenőrzésére elsődlegesen jogosult és köteles. Ellenőrzési joga és kötelessége kiterjed az alapítvány összes dolgozójára, tagjára, önkéntesére az általuk végzett munka helyességére és eredményességére. Folyamatos ellenőrzési kötelezettsége az alábbiakra terjed ki:
előzetes terv szerint ellenőri az alapdokumentumok felhasználását, az érvényben lévő jogszabályok (törvények) érvényesülését, a kuratóriumi üléseken született döntések, határozatok végrehajtását,
végrehajttatja a vonatkozó szervezeti és működési szabályzatot és az ügyrendeket, amelyben az egyes szervezeti egységek dolgozóinak ellenőrzési kötelezettségét, s azok végrehajtását ellenőrzi;
gondoskodik a zavartalan belső ellenőrzési munka feltételeiről;
ellenőrzéseinek megállapítási alapján gondoskodik a szükséges intézkedések megtételéről és azok végrehajtásáról;
ellenőrzi az általa átruházott jogkörök gyakorlását;
gondoskodik a középvezetők beszámoltatásáról:
vizsgálja a tevékenység ellátásának hatékonyságát, fejlesztésnek tervszerűségét és gazdaságosságát;
látogatja az egyes csoportok, munkaágak megbeszéléseit, rendezvényeit, ezekről feljegyzést vezet, tapasztalatait megbeszéli az érdekelt vezetőkkel,
ellenőrzi az alapítványban folyó gazdálkodással kapcsolatos munkákat (gazdasági, pénzügyi, munkaügyi, számviteli és más általános érvényű rendelkezések megtartását, a belső szabályzatok és utasítások, a munkaköri leírások betartását, az alapítványi vagyon védelmét, annak szervezettségét és hatékonyságát, a leltározás, selejtezés és egyéb zárlati munkák helyességét, megalapozottságát),
a belső ellenőrzés egész rendszere és működése felett felügyeletet gyakorol.
IV. AZ ELLENŐRZÉSSEL JÁRÓ JOGOK ÉS KÖTELESSÉGEK
1. A belső ellenőrzést eseti megbízás alapján végző dolgozó jogai és kötelezettségei:
A helyszíni ellenőrzést végző személy jogosult az ellenőrzés végrehajtása céljából bármely helyiségbe belépni, minden olyan kapcsolódó iratba betekinteni, amelynek ismerete az ellenőrzéshez szükséges. Jogosult az iratokról másolatokat készíteni, vagy elismervény ellenében iratokat eredetiben magához venni. Jogosult az ellenőrzött dolgozótól írásban vagy szóban felvilágosítást kérni. Amennyiben az ellenőrzés során kétség merül fel az egyes okmányok hitelessége tekintetében vagy az adatok kiegészítése azt szükségessé teszi, az ellenőrzést végző személy jogosult a bizonylatok helyességét vagy az adatokat az azok keletkezésében közreműködő más szerveknél is megnézni, illetve kiegészíteni-, ha a külső szervrendelkezésre áll-, de e jogának gyakorlása előtt az elnöktől külön erre vonatkozó felhatalmazást kell kapnia. A helyszíni vizsgálatot végző személy köteles a megállapításait írásba foglalni. Köteles az azok alátámasztására szolgáló iratokban foglaltak valódiságát is ellenőrizni. Az ellenőrzést végző dolgozó utasítást csak akkor adhat, ha a szervezeti felépítés szerint erre egyébként is jogosult lenne.
2. Az eseti ellenőr által ellenőrzött szervezeti egység dolgozójának jogai és kötelességei:
Az ellenőrzött egység, illetve annak dolgozói jogosultak az ellenőrzés általuk megismert megállapításaira vonatkozóan írásban észrevételeket tenni, az esetleges ellentétes véleményeiket kifejteni. Eredetiben csak akkor kötelesek iratokat átadni, ha arra vonatkozóan előzetesen írásbeli átvételi elismervényt kaptak. Kötelesek a hatáskörükbe tartozó területen elősegíteni azt, hogy az ellenőrzést végző dolgozó az ellenőrzési feladatokat akadálytalanul végrehajthassa. Kötelesek – az ellenőrzés megállapításai nyomán – a hatáskörükbe tartozó intézkedéseket megtenni. Kötelesek – az arra történő felhívás esetén – határidőre írásbeli magyarázatot adni.
3. Az ellenőrzést végző dolgozó fegyelmileg és büntetőjogilag felelős:
megállapításai helyességéért,
az észlelt hiányosságok, mulasztások feltárásának és írásbeli rögzítésének elmulasztásáért,
az ellenőrzés során tudomására jutott hivatali titok megőrzéséért,
titoktartási kötelezettségének megtartásáért.
V. A BELSŐ ELLENŐRZÉS FELADATA
A belső ellenőrzés feladata a tények, a körülmények megállapítása, a mulasztások okainak feltárása, és az esetleges felelősség megállapítása. Az ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetésére az ellenőrzést végző dolgozó javaslatot tesz az elnöknek.
Az ellenőr megállapításai és javaslatai alapján az alapítvány kuratóriuma elnöke utasítja az érintett dolgozót a hibák kijavítására.
VI. A BELSŐ ELLENŐRZÉS TERÜLETEI
A szakmai, tevékenységgel összefüggő ellenőrzési feladatok:
az éves munkaterv végrehajtásának ellenőrzése, az ezzel kapcsolatos tevékenységének vizsgálata,
a munka tartalmának és színvonalának viszonyítása a követelményekhez,
stb
VII. A BELSŐ ELLENŐRZÉS FAJTÁI
1. Tárgyát tekintve az ellenőrzés lehet:
átfogó, általános ellenőrzés: adott időszakra, konkrétan megjelölt feladatkör megítéléséhez nyújt komplex módon információt,
témavizsgálat (azonos jellegű feladatok összehangolt és összehasonlító vizsgálatát takarja),
célvizsgálat (részfeladat ellenőrzésére szolgáló eseti jellegű vizsgálat),
utóvizsgálat (az ellenőrzés által korábban feltárt hiányosságok megszüntetésének vizsgálata).
2. Tartalmát tekintve az ellenőrzés lehet:
szakmai ellenőrzés
ügyviteli ellenőrzés
3. Időpontja szerint az ellenőrzés lehet:
előzetes (a tartalmi esemény végrehajtása előtti elemző ellenőrzés),
egyidejű (a tartalmi munka bonyolításával párhuzamos),
utólagos (a műveletek végrehajtása utáni ellenőrzés).
4. Gyakorisága szerint az ellenőrzés lehet:
folyamatos,
időszaki,
eseti.
5. A vizsgálat körét tekintve az ellenőrzés lehet:
teljes körű,
próbaszerű.
6. Szervezési szempontból
a tevékenység folyamatába épített ellenőrzés,
a folyamat teljes részét nem képező ellenőrzés.
VIII. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÍRÁSBELI DOKUMENTÁLÁSA
1. Az ellenőrzés megállapításainak írásba foglalása
Az ellenőrzést végző dolgozó az ellenőrzés során tett megállapításairól írásbeli jelentést készít, melynek tartalmazni kell:
az ellenőrzés fontosabb adatait,
az ellenőrzési programban meghatározott módon, az ellenőrzési feladatok szerinti tagolásban (az ellenőr megállapításait és értékelését az esetleges felelősök megjelölésével),
az ellenőrzést végző dolgozó aláírását, valamint a jegyzőkönyv ismertetésével kapcsolatos záradékot.
2. Az ellenőrzési jegyzőkönyv
Az ellenőrzési jegyzőkönyv szerkezeti tagozódása tekintetében a fontosabb adatok körében az alábbiakat kell feltüntetni:
a bevezető részt, mely tartalmazza a készítés helyét és idejét,
az ellenőrzött munkaterület megnevezését,
a helyszíni ellenőrzés kezdő-és végnapjait,
az ellenőrzést végző dolgozó nevét,
az ellenőrzési záradékot.
Az ellenőrzési záradék kétféle lehet:
realizálási záradék
felelősségi záradék.
A realizálási záradékban az ellenőrzött dolgozó az ellenőrzési jegyzőkönyv átvétele alkalmával intézkedési kötelezettségeire nézve tesz kötelező nyilatkozatot.
A felelősségi záradékban a felelősként megjelölt személyek igazolják, hogy a rájuk vonatkozó részt megismerték, s kijelentik, hogy arra 3 munkanapon belül írásbeli magyarázatot adnak.
Az ellenőrzési jegyzőkönyvhöz hibajegyzék is csatolható, amelyben a súlyos szabálytalanságnak nem minősülő kisebb hibákat lehet felsorolni.
3. Az ellenőrzési jegyzőkönyv alapján teendő intézkedések
Az ellenőrzést végző dolgozó a vizsgálat alapján tájékoztatja az elnököt a kialakult helyzetről, és javaslatot tesz az általa szükségesnek tartott intézkedésekről. A szükséges intézkedéseket az elnök adja ki, s a hiányosságok megszüntetésére határidőt ad.
Az ellenőrzés az alábbi három módon történhet (egyenként vagy együttesen is előfordulhatnak):
ha az ellenőrzéssel feltárt hiányosságok, rendellenességek oka az, hogy a vizsgált terület nem kellően szervezett, akkor szervezési tevékenységgel kell megkísérelni a problémák felszámolását,
ha az ellenőrzés megállapítása szerint a feltárt hiányosságok súlya olyan, hogy nem indokolja a fegyelmi felelősség vagy a kártérítési kötelezettség megállapításainak felvetését, akkor a vizsgálatot lezáró határozat kiadásával kell megtenni a szükséges intézkedéseket,
az ellenőrzés által feltárt hiányosságok, mulasztások jelentőségétől és súlyától függően a vonatkozó jogszabályok alapján fegyelmi eljárás indítható.
IX. AZ ELLENŐRZÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB FELADATOK
Az ellenőrzési feladatok a határozat kiadásával még nem érnek véget. Meg kell győződni arról, hogy az ellenőrzéssel kapcsolatos utasításokat hogyan hajtották végre.
E feladat ellátásának három módja a következő:
figyelemmel kell kísérni, hogy a megadott határidőn belül beérkeznek-e a válaszok az ellenőrzéssel kapcsolatban, s kitérnek-e arra, hogy milyen intézkedések történtek az ellenőrzés nyomán,
tájékozódni kell arról, hogy a munka jobb, eredményesebb elvégzése megvalósul-e,
utóvizsgálat során kell meggyőződni arról, hogy megtették-e az ellenőrzés után a szükséges intézkedéseke.
Az utóvizsgálatot az ellenőrzést követően, a végzendő munka nagyságrendjétől függően, 2 – 3 hónapon belül kell megtartani, melynek kizárólag az a feladata, hogy az egyes konkrét intézkedéseket az utóvizsgálatig sem történtek meg, a mulasztás miatt fel kell vetni a személyes felelősséget.
X. AZ ELLENŐRZÉS GYAKORLATI FELADATAI
1.Az alapítvány középvezetőinek általános ellenőrzési feladatai
Az alapítvány minden vezetőjének kötelessége, hogy munkaterületén a folyamatos munkaköri és ügyviteli ellenőrzés mellett eseti-, téma- és célellenőrzést végezzen. A konkrét ellenőrzés elvégzésekor a jelen szabályzatban leírtakat kell alkalmazni.
Az ellenőrzések alkalmával tapasztalt hiányosságok megszüntetéséről gondoskodni kell. A hibák kijavítására határidőt kell adni, s ellenőrizni kell azok kijavítását, illetve végrehajtását. Amennyiben a hiba a szervezeti egység szintjén nem számolható fel, felsőbb szinten kell ahhoz segítséget adni.
Az alapítvány középvezetői:
figyelemmel kísérik, hogy a felügyeletük alá tartozó területen a beosztott dolgozók, tagok, önkéntesek eleget tesznek-e az előírt és elvárható kötelezettségeiknek, ezen túlmenően eleget tesznek-e az ügyrendben és egyéb külső vagy belső utasításokban, valamint a munkaköri leírásokban előírt kötelezettségeiknek,
a munkafolyamat változása esetén gondoskodnak a szakmai vagy gazdasági munkafolyamatokba épített ellenőrzési rend módosításáról, kiegészítéséről,
a dolgozók észrevételeit és érdekeit is figyelembe véve javaslatokat tesznek a szakmai, gazdálkodási feladatok ellátásának ésszerűsítésére, a munkaerővel, az anyaggal, valamint a pénzügyi eszközökkel való hatékonyabb gazdálkodás elősegítésére.
2. A kuratórium tagjainak ellenőrzése kiterjed:
a dokumentumokban, a határozatokban, a jogi szabályozásban foglaltak betartására,
az alapítványi nyilvántartások, statisztikák, összegzések, értékelések vezetésére, a pontos adminisztrációs munkára, a feladatok határidejének betartására,
a dolgozók munkafegyelmére,
az alapítványi tulajdont károsító eseményekre.
STB.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
1. A kuratórium tagjai kötelesek évente elkészíteni, s összesíteni az alapítvány belső ellenőrzési ütemtervét. Az ütemtervnek egy évre kell szólnia. Ennek alapján az ütemterv teljesítéséről, az ellenőrzések tapasztalatairól az év végén jelentést kell tenni. A megadott jelentési határidőkön túlmenően a rendkívüli események bekövetkezése alkalmával azonnali jelentési kötelezettség áll fenn.
2. A jelen szabályzatban rögzített munkakört betöltő dolgozókon kívül az alapítvány bármely beosztásban lévő munkatársának kötelessége minden rendkívüli eseményről jelentést tenni közvetlen felettesének.
3. Jelen szabályzat személyi hatálya kiterjed az alapítvány minden munkavállalójára, tagjára és önkéntesére.
